При прекращении трудового договора работодатель обязан передать сотруднику ряд документов, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами. Их отсутствие может повлечь административную ответственность для компании и затруднить бывшему работнику оформление пособий, трудоустройство и защиту своих прав.
Основной документ – это трудовая книжка с внесённой записью об увольнении. Она должна быть выдана в последний рабочий день. Если сотрудник согласился на ведение электронной трудовой, предоставляется сформированный и подписанный ЭЦП работодателя электронный документ СТД-Р.
Также работодатель обязан выдать справку о доходах по форме 2-НДФЛ за текущий год и справку по форме СТД-Р или СЗВ-ТД – в зависимости от формата ведения трудовой деятельности. Не менее важна справка о суммах заработка за два предшествующих года для расчёта пособий по безработице и другим социальным выплатам. Этот документ оформляется по форме, утверждённой Приказом Минтруда № 182н.
В случае увольнения по инициативе работодателя или при сокращении штата, сотруднику дополнительно предоставляется копия приказа об увольнении, заверенная надлежащим образом, и уведомление о сокращении, если оно применимо. При наличии недовольства действиями работодателя, все документы служат доказательной базой при обращении в трудовую инспекцию или суд.
Какие документы работодатель обязан выдать в день увольнения
1. Трудовая книжка. Выдаётся с внесённой записью об увольнении, основанной на соответствующем пункте и статье Трудового кодекса РФ. Запись заверяется подписью работодателя и печатью (при наличии).
2. Приказ об увольнении. Выдаётся копия подписанного приказа (форма № Т-8). Сотрудник имеет право получить её в обязательном порядке, независимо от основания прекращения трудового договора.
3. Справка о заработке для расчёта пособий (форма 182н). Используется для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, а также при постановке на учёт в центр занятости.
4. Справка о доходах 2-НДФЛ. Необходима для предоставления в налоговые органы или при оформлении кредита. Работник вправе получить её в день увольнения по письменному запросу.
5. Справка по форме работодателя о суммах начисленных и выплаченных выплат за два календарных года. Используется для назначения социальных пособий в ФСС или ПФР.
6. Расчётный лист. Отражает все произведённые начисления и удержания при окончательном расчёте, включая компенсацию за неиспользованный отпуск.
Все документы выдаются в день увольнения. Задержка допускается только с письменного согласия работника. Нарушение сроков выдачи может быть обжаловано в Государственной инспекции труда или суде.
Оформление и выдача трудовой книжки при увольнении
В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесённой записью об увольнении. Основание – статья 84.1 Трудового кодекса РФ. Нарушение этого срока считается административным правонарушением и может повлечь ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
Порядок действий работодателя:
- Подготовить приказ об увольнении и ознакомить с ним работника под подпись.
- Внести запись в трудовую книжку строго в соответствии с формулировкой из приказа. Формулировка должна соответствовать основаниям увольнения, указанным в ТК РФ.
- Указать дату увольнения – последний день работы, даже если он совпадает с выходным днём.
- Указать реквизиты и номер приказа об увольнении.
- Подпись работника в трудовой книжке обязательна – подтверждает, что он получил её на руки.
Если работник отсутствует в день увольнения, трудовая книжка должна храниться у работодателя до личного получения либо отправляться почтой по письменному заявлению работника. Допустима только почтовая отправка с уведомлением и описью вложения.
С 2020 года работник вправе выбрать электронную или бумажную форму трудовой книжки. При переходе на электронный формат работодатель выдаёт бумажную копию с записью «Трудовая книжка предоставлена в электронном виде» и СЗИ-РН – справку о трудовой деятельности.
Невыдача трудовой книжки может повлечь приостановку трудоустройства, а работник вправе взыскать с работодателя компенсацию за вынужденный прогул по вине организации.
Справка по форме 182н: кто выдает и зачем она нужна
Справка по форме 182н оформляется работодателем при увольнении сотрудника. Документ выдается на основании приказа Минтруда России №182н от 30 апреля 2013 года. Справка содержит сведения о суммах заработка, с которого уплачивались страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за последние два календарных года и текущий период работы у данного работодателя.
Форма 182н выдается бухгалтерией организации или индивидуальным предпринимателем, если тот выступал работодателем. Документ передается сотруднику лично в день увольнения вместе с остальными обязательными документами.
Справка необходима новому работодателю и ФСС (в случае подачи заявления напрямую), чтобы правильно рассчитать пособия: по временной нетрудоспособности, беременности и родам, по уходу за ребёнком. Без этой справки пособия будут рассчитываться только на основании текущих доходов, что часто снижает выплаты.
Работодатель обязан заполнить справку корректно, без ошибок и подписать её уполномоченным лицом. При наличии печати – документ должен быть также заверен штампом. Несоблюдение этих требований может привести к отказу в начислении пособий или задержке выплат.
Если работник уволился и не получил справку, он вправе потребовать её в любое время. Работодатель обязан выдать дубликат в течение трёх рабочих дней с момента запроса.
Сроки и порядок выдачи справки о доходах по форме 2-НДФЛ
Справка по форме 2-НДФЛ оформляется работодателем по запросу работника и содержит информацию о доходах и удержанном НДФЛ за соответствующий период. На основании пункта 3 статьи 230 Налогового кодекса РФ, работодатель обязан предоставить документ в течение трёх рабочих дней с момента получения письменного заявления.
При увольнении работник вправе получить справку за текущий налоговый период. При необходимости также может быть запрошена информация за предыдущие годы. Работодатель не вправе отказать в выдаче таких сведений.
Документ должен включать точные данные о суммах доходов по месяцам, кодах выплат, налоговых вычетах, удержанном и перечисленном налоге. Отсутствие или искажение данных квалифицируется как нарушение налогового законодательства.
Рекомендуется подавать заявление на выдачу справки 2-НДФЛ за несколько дней до увольнения. Это позволяет получить документ одновременно с другими обязательными бумагами и избежать задержек.
Нарушение установленного срока выдачи может повлечь административную ответственность для работодателя по статье 5.27 КоАП РФ. Контроль за соблюдением порядка осуществляется трудовой инспекцией и налоговыми органами.
Справка о сумме заработка за два календарных года для ФСС
Работодатель обязан выдать при увольнении справку по форме, утверждённой приказом Минтруда № 182н от 30.04.2013. Документ содержит сведения о начисленных работнику выплатах за два предыдущих календарных года, предшествующих году увольнения.
Справка необходима для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребёнком. Без неё ФСС не сможет корректно определить среднедневной заработок и рассчитать размер пособий.
Что указывается: общий доход работника с разбивкой по годам и месяцам, включая оклад, премии, доплаты, компенсации, начисленные страховые взносы. Не включаются выплаты, не облагаемые страховыми взносами, например, материальная помощь в пределах необлагаемой суммы.
Ответственность работодателя: отказ в выдаче справки – нарушение трудового законодательства. Работник вправе подать жалобу в трудовую инспекцию или суд. Срок предоставления – не позднее дня увольнения.
Рекомендация: сверить суммы в справке с расчётными листками и 2-НДФЛ. При обнаружении ошибок работодатель обязан выдать корректирующую справку с актуальной датой составления.
Порядок предоставления расчета окончательного расчета с увольняющимся
В день увольнения работодатель обязан выплатить сотруднику все причитающиеся суммы. Расчет включает заработную плату за фактически отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие (если предусмотрено законом или трудовым договором), а также иные выплаты, предусмотренные локальными актами компании.
Срок выплаты – строго в последний рабочий день. Если сотрудник в этот день отсутствует, средства должны быть перечислены не позднее следующего дня после обращения уволенного за расчетом. Задержка считается нарушением трудового законодательства и влечет ответственность по ст. 236 ТК РФ – за каждый день просрочки начисляется компенсация не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы.
Работодатель обязан выдать расчетный листок, где должны быть указаны все начисления и удержания с расшифровкой. Этот документ выдается даже при безналичном переводе зарплаты. Отсутствие расчетного листка – основание для обращения в трудовую инспекцию.
Если уволенный сотрудник не согласен с суммой окончательного расчета, он вправе потребовать письменные пояснения, а также копии документов, подтверждающих произведенные начисления и удержания. Работодатель обязан предоставить эти материалы по письменному запросу работника.
Рекомендуется заранее сверить данные о количестве отработанных дней, остатке отпуска и премиальных выплатах, чтобы исключить споры и задержки. При наличии спорных ситуаций работник может подать жалобу в ГИТ или обратиться в суд. Срок исковой давности по таким делам – 1 год со дня увольнения.
Что делать, если документы не выданы или выданы с ошибками
Если работодатель не выдал обязательные документы в день увольнения, в первую очередь необходимо направить письменное требование. Сделать это можно через заказное письмо с уведомлением о вручении или через электронную почту с подтверждением доставки.
К числу обязательных документов относятся: трудовая книжка (при её ведении в бумажной форме), приказ об увольнении, справка о заработке по форме №182н, справка 2-НДФЛ и расчетный лист с указанием начислений и удержаний.
При отсутствии ответа в течение 3 рабочих дней можно обратиться с жалобой в трудовую инспекцию через сайт онлайн-инспекция.рф. К обращению следует приложить копию трудового договора, заявление на увольнение (если оно было), переписку с работодателем и иные подтверждающие документы.
Если трудовая книжка не выдана, работник официально считается неуволенным. Это препятствует трудоустройству и может повлечь отказ в выплате пособия по безработице. В этом случае необходимо подать иск в суд о признании факта увольнения и взыскании компенсации за задержку выдачи трудовой книжки. Размер компенсации – средний заработок за каждый день просрочки (ст. 234 ТК РФ).
Ошибки в документах (неверные даты, суммы выплат, ФИО) также требуют письменного обращения к работодателю с требованием внести исправления. Отказ или игнорирование запроса – основание для обращения в суд или трудовую инспекцию.
Срок обращения в суд по спорам, связанным с увольнением, составляет один месяц с момента получения документов или установления факта нарушения. При наличии уважительных причин суд может восстановить срок.
Можно ли получить документы после увольнения по почте или в электронном виде
По закону работодатель обязан выдать все необходимые документы в день увольнения. Однако если сотрудник не может присутствовать лично, он вправе запросить их отправку по почте или в электронном виде.
В соответствии с частью 4 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ, при невозможности личной выдачи документов работодатель обязан направить их в течение трех рабочих дней после получения письменного запроса работника.
- Для получения документов по почте необходимо направить заявление с указанием адреса доставки. Рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением.
- Если требуется электронная форма – например, электронная трудовая книжка (при переходе на ЭТК) или справки – запрос оформляется с указанием e-mail, на который должны быть отправлены документы. Электронная подпись работодателя обязательна.
Список документов, которые можно получить удалённо:
- Копия приказа об увольнении (подписанная и заверенная).
- Справка по форме 182н для расчёта пособий.
- Справка о доходах 2-НДФЛ или справка по форме, утверждённой ФНС.
- Электронная трудовая книжка (при согласии работника на её ведение).
Работодатель не имеет права отказать в направлении документов, если получен письменный запрос. Нарушение сроков или отказ в отправке может стать основанием для обращения в трудовую инспекцию или прокуратуру.
Вопрос-ответ:
Какие документы мне обязан выдать работодатель в день увольнения?
В день увольнения работодатель обязан выдать несколько документов. Во-первых, это приказ о прекращении трудового договора — с подписью сотрудника и указанием основания увольнения. Во-вторых, трудовая книжка с записью об увольнении, если она велась в бумажном виде. В-третьих, справка по форме 182н (для расчета пособий по временной нетрудоспособности и в других случаях). Также работодатель выдает справку о доходах за два календарных года по форме 182н и справку по форме 2-НДФЛ. При желании сотрудника ему могут выдать копии документов, связанных с работой (приказы, характеристики, акты и др.). Все документы должны быть выданы в день увольнения, а если сотрудник в этот день не работал — на следующий день по его запросу.
Может ли работодатель выдать трудовую книжку позже, если я не пришёл в день увольнения?
Да, если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, работодатель обязан направить ему уведомление с предложением забрать документ или согласовать способ его получения (например, отправка по почте). До тех пор, пока трудовая не выдана, увольнение считается не завершённым в части оформления. Работодатель несёт ответственность за задержку в выдаче, если она произошла по его вине. Однако если сотрудник сам не приходит за документом и не сообщает, как ему его передать, то претензии к работодателю в этом случае необоснованны.
Что делать, если мне не выдали справку 2-НДФЛ при увольнении?
Если справку 2-НДФЛ не выдали, нужно направить письменное обращение работодателю с требованием предоставить этот документ. Справка 2-НДФЛ выдается по итогам каждого года, но по запросу уволенного сотрудника может быть предоставлена и раньше, с отражением доходов и удержанного налога за период работы. Этот документ может понадобиться, например, для получения кредита, оформления налогового вычета и других целей. В случае отказа в выдаче можно обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру. Работодатель обязан выдать справку по запросу бывшего сотрудника даже спустя длительное время после увольнения.
Может ли работодатель отказать в выдаче копий документов, связанных с работой?
Нет, не может. Сотрудник, в том числе уже уволенный, имеет право запросить заверенные копии документов, которые касаются его трудовой деятельности: приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрениях или взысканиях, характеристики, должностные инструкции и прочее. Работодатель обязан выдать такие копии в течение трёх рабочих дней с момента обращения. Это право закреплено в Трудовом кодексе РФ. Если в выдаче отказали, можно обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Что делать, если работодатель не выдает трудовую книжку и другие документы после увольнения?
Если работодатель отказывается выдавать документы, это нарушение трудового законодательства. Необходимо сначала направить официальное письменное требование (можно по почте с уведомлением). В случае игнорирования — подать жалобу в Государственную инспекцию труда или прокуратуру. Также можно обратиться в суд и взыскать с работодателя компенсацию за задержку выдачи документов. Судебная практика по таким делам обычно в пользу работника. Задержка выдачи трудовой книжки может повлечь невозможность устроиться на новое место, и работодатель будет обязан возместить причинённый ущерб.
Загрузка...
