Трудовое законодательство и нормы по защите персональных данных прямо указывают, что в личном деле сотрудника допустимо хранить только оригиналы документов либо заверенные кадровой службой сведения, предусмотренные локальными актами. Копии паспортов, СНИЛС, ИНН и иных удостоверяющих личность документов не могут оставаться в досье работника, так как это нарушает требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» и приводит к риску административных санкций.
Роскомнадзор при проверках рассматривает наличие незаверенных копий как неправомерную обработку персональных данных. Работодателю в таких случаях может грозить штраф до 75 000 рублей по статье 13.11 КоАП РФ. Кроме того, хранение копий без необходимости повышает вероятность утечки конфиденциальной информации, что чревато не только санкциями, но и потерей доверия сотрудников.
Для правильной организации кадрового учета рекомендуется составлять личное дело из оригиналов документов, которые предъявляются при приеме на работу, и вносить в него только сведения, предусмотренные трудовым законодательством. Если требуется копия для внутренних процедур, её необходимо хранить отдельно, с ограниченным доступом и в строго определенный срок, закрепленный внутренним регламентом.
Практический совет: кадровая служба должна разработать локальный акт, где будет закреплен порядок обращения с копиями документов. Это позволит избежать нарушений и подтвердить правомерность действий при проверках контролирующих органов.
Нормативные акты, регулирующие хранение документов
Основные требования к ведению и хранению личных дел работников установлены Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных». Эти документы закрепляют обязанность работодателя использовать персональные сведения только в тех целях, для которых они собираются, и не допускать хранения лишних копий.
Порядок оформления и состав личных дел регулируется также Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года, которым утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Согласно им, в личное дело включаются лишь документы-оригиналы, предусмотренные кадровыми нормативами, а копии паспортов, дипломов и других удостоверяющих личность бумаг подлежат уничтожению после проверки.
Роскомнадзор в своих разъяснениях указывает, что хранение копий документов в личном деле нарушает принципы минимизации персональных данных, установленные законом. Работодателю рекомендуется ограничиваться внесением сведений в учетные формы и хранить только оригиналы документов, прямо требуемые трудовым законодательством.
Для соблюдения норм целесообразно разработать локальный акт, где будет закреплен порядок работы с персональными данными и установлен запрет на хранение копий в личных делах. Такой документ позволит снизить риск административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ и избежать претензий со стороны контролирующих органов.
Какие документы можно включать в личное дело законно
Состав личного дела определяется нормами трудового законодательства и локальными актами работодателя. В него включаются только те бумаги, которые напрямую связаны с оформлением и подтверждением трудовых отношений.
- Заявление работника о приеме на работу с подписью и датой регистрации.
- Копия приказа (распоряжения) о приеме на работу, заверенная работодателем.
- Трудовой договор с дополнительными соглашениями и приложениями.
- Характеристики, представленные при переводе или назначении на должность.
- Документы, подтверждающие повышение квалификации, прохождение аттестации и результатов оценки труда.
- Копии приказов о переводе, награждении, дисциплинарных взысканиях.
- Заявления работника об отпуске, предоставлении льгот или изменении условий труда.
- Копия приказа об увольнении и заявление работника (если оно им писалось).
Копии паспортов, СНИЛС, дипломов и иных документов удостоверяющего характера в личное дело не помещаются, так как их хранение регулируется отдельными правилами кадрового учета. Допустимо фиксировать только реквизиты этих документов в учетных формах и журналах.
Формируя личное дело, работодатель обязан опираться на Постановление Госкомстата России №1 от 05.01.2004, а также Приказ Минкультуры России №558 от 25.08.2010, где прописаны нормы ведения архивных документов.
Почему копии документов не допускаются в составе личного дела
Трудовое законодательство и нормы архивного дела требуют включать в личное дело только оригиналы документов. Копии не обладают юридической силой и не могут подтверждать сведения о сотруднике в случае проверок или судебных разбирательств.
Хранение копий создаёт риск распространения персональных данных. При утечке такой информации работодатель несёт ответственность по Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных». Использование оригиналов снижает вероятность неправомерного оборота данных, так как круг доступа ограничен.
Проверяющие органы при выявлении копий в составе личных дел фиксируют нарушение правил документооборота и охраны персональных данных. Это может повлечь административные штрафы и предписания об устранении нарушений.
Для законного ведения дел кадровой службе следует оформлять личные дела строго в соответствии с перечнями документов, утверждёнными нормативными актами, и исключать хранение любых копий. При необходимости заверенные копии могут храниться в отдельном разделе делопроизводства, но не в личном деле.
Ответственность работодателя за нарушение правил хранения
Нарушение установленного порядка ведения личных дел работников рассматривается как нарушение законодательства о персональных данных и трудового права. Работодатель, допустивший хранение копий документов в личном деле, может быть привлечён к административной ответственности по статье 13.11 КоАП РФ за неправомерную обработку персональных данных. Размер штрафа для должностных лиц составляет от 10 000 до 20 000 рублей, для юридических лиц – от 30 000 до 100 000 рублей.
Кроме штрафов, возможны проверки со стороны трудовой инспекции и Роскомнадзора. Обнаруженные нарушения фиксируются в акте, и работодателю предписывается устранить их в установленный срок. Невыполнение предписания влечёт дополнительные санкции и риск приостановки деятельности.
Наличие копий документов в личных делах может также повлечь споры с работниками, если сведения были использованы неправомерно. Работник имеет право обратиться в суд за компенсацией морального вреда, что создаёт для работодателя дополнительные расходы.
Рекомендация: организовать хранение документов так, чтобы в личном деле находились только оригиналы установленных форм и приказов. Контроль за кадровыми процедурами следует возложить на ответственное лицо, а при обнаружении копий незамедлительно изымать их и оформлять внутренний акт.
Альтернативные способы хранения копий документов
Копии документов, которые нельзя помещать в личное дело, целесообразно хранить в отдельной системе с ограниченным доступом. Для этого используется отдельная папка или архив, не связанный с кадровыми материалами. Такой подход позволяет обеспечить разграничение информации и избежать нарушений требований трудового законодательства.
Электронные копии рекомендуется размещать в защищенной информационной системе, где предусмотрены шифрование, резервное копирование и протоколирование доступа. Это дает возможность оперативно находить нужный документ и фиксировать действия сотрудников, которые работают с данными.
Если необходимо использовать бумажные копии, их следует хранить в закрытых сейфах или шкафах с контролем доступа. Документы должны быть промаркированы и разделены по категориям, чтобы исключить смешение с оригиналами и материалами личного дела.
В крупных организациях эффективным решением является централизованный архив, куда передаются копии для длительного хранения. Это позволяет структурировать массив документов и минимизировать риск несанкционированного использования.
Практические рекомендации по организации кадрового делопроизводства
Кадровая служба должна выстраивать документооборот так, чтобы исключить хранение копий паспортов, дипломов и иных личных документов в составе личных дел. Для этого важно определить четкий перечень оригиналов, которые подлежат включению, и утвердить его во внутренних инструкциях.
Для удобства работы следует разделять документы на группы: личные дела сотрудников, приказы, договоры, графики отпусков. Каждая группа хранится отдельно и в соответствии со сроками, установленными приказами Росархива и Трудовым кодексом.
Все копии документов, необходимых для подтверждения кадровых решений, рекомендуется хранить в отдельной папке с ограниченным доступом, либо в электронном архиве с разграничением прав пользователей. При сканировании документов нужно предусмотреть систему меток: ФИО, дата поступления, вид документа.
Внутренние локальные акты должны закреплять ответственность за прием и проверку документов. Ответственный сотрудник фиксирует факт получения оригинала, делает отметку в журнале регистрации и возвращает оригинал владельцу сразу после сверки.
Для минимизации ошибок полезно использовать чек-листы: какие документы должны быть представлены при приеме на работу, какие – подлежат возврату, какие – допускаются к хранению. Чек-листы утверждаются руководителем кадровой службы и регулярно обновляются.
При использовании электронного кадрового документооборота важно соблюдать требования к защите персональных данных: шифрование, резервное копирование, хранение на сервере с контролем доступа. Это исключает риск утечек и подмены документов.
Вопрос-ответ:
Почему в личное дело нельзя подшивать копии документов?
Личное дело содержит только оригиналы и документы, предусмотренные законодательством. Копии не имеют юридической силы и могут привести к искажению информации, а также нарушению правил хранения персональных данных.
Какие последствия могут быть для работодателя за хранение копий документов?
Нарушение правил может повлечь административную ответственность, проверку со стороны трудовой инспекции или Роскомнадзора. Работодателю могут назначить штрафы за ненадлежащее хранение персональных данных и несоблюдение трудового законодательства.
Можно ли хранить копии документов в отдельной папке, не входящей в личное дело?
Да, но только если это необходимо для внутренней работы организации и при условии соблюдения законодательства о защите персональных данных. Такие копии должны храниться в отдельном архиве, доступ к которому ограничен и зафиксирован в локальных нормативных актах.
Что делать, если копии документов уже подшиты в личные дела сотрудников?
Их необходимо изъять, оформить акт об удалении и привести личные дела в соответствие с установленными требованиями. Одновременно стоит обновить локальные инструкции по кадровому делопроизводству, чтобы избежать повторения ошибок.
Какие документы разрешено включать в личное дело?
В состав личного дела входят заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме, личная карточка работника, приказы о переводах, дисциплинарных взысканиях и поощрениях, а также документы, подтверждающие трудовую деятельность внутри организации. Копии паспорта, дипломов и других личных документов туда не включаются.
Можно ли хранить в личном деле работника копии паспорта и ИНН для удобства кадровика?
Нет, такие копии не могут находиться в составе личного дела. В трудовом законодательстве прямо указано, что в личном деле фиксируются только оригинальные документы, созданные в рамках трудовых отношений: приказы о приеме, переводы, характеристики, заявления и т. д. Копии паспорта, ИНН, СНИЛС и прочих документов относятся к персональным данным и подлежат хранению отдельно, в соответствии с требованиями закона о защите персональных данных. Для кадрового делопроизводства достаточно зафиксировать реквизиты документа, без помещения копии в личное дело.
Что грозит работодателю, если в личных делах сотрудников обнаружат копии документов?
При проверке инспекции труда или прокуратуры выявление копий в личных делах может повлечь штрафы. Для юридического лица они составляют от 30 000 до 50 000 рублей, а для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей по статье 13.11 КоАП РФ. Кроме того, Роскомнадзор вправе привлечь организацию к ответственности за нарушение правил обработки персональных данных. Это может повлечь дополнительные штрафные санкции, а также предписание устранить нарушения. Поэтому работодателю необходимо строго разграничивать документы, подлежащие хранению в личном деле, и документы, которые могут храниться только в отдельных защищенных досье.
Загрузка...
