Штатное расписание относится к документам постоянного действия, определяющим структуру, численность и оплату труда сотрудников. Согласно Приказу Минкультуры России №558 от 25.08.2010 и перечням архивных документов, утвержденных законодательством, срок его хранения в большинстве организаций составляет не менее 75 лет. Такая продолжительная норма связана с тем, что штатное расписание подтверждает факты трудовой деятельности, необходимые для расчета пенсий, стажа и иных социальных гарантий.
Если организация ликвидируется или реорганизуется, штатное расписание подлежит передаче в государственный или муниципальный архив. Нарушение сроков хранения может повлечь административную ответственность по статье 13.20 КоАП РФ, включая штрафы и обязательное восстановление документации. Для снижения рисков рекомендуется обеспечивать дублирование расписания в электронном виде с использованием сертифицированных систем электронного архива.
При составлении графика хранения важно учитывать специфику отрасли и форму собственности. Например, для коммерческих организаций допустимо хранение в корпоративном архиве при наличии условий для долговременного сохранения бумаги, а для государственных структур обязательна передача в ведомственные архивы. Практика показывает, что регулярная проверка состояния документов и корректное оформление дел значительно упрощают процесс передачи в архив и исключают претензии контролирующих органов.
Нормативные акты, определяющие сроки хранения документа
Срок хранения штатного расписания устанавливается на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Согласно позиции 40 данного Перечня, штатное расписание относится к организационно-распорядительным документам и подлежит хранению не менее 5 лет после замены новым.
Если штатное расписание используется как основание для подтверждения трудовых прав работников, организация может продлить срок хранения до 75 лет в соответствии с требованиями статей 22.1 и 62 Трудового кодекса РФ и Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Внутренние приказы о введении или изменении штатного расписания также фиксируются в Перечне и хранятся не менее 5 лет, если иное не установлено локальными нормативными актами предприятия. Рекомендуется закрепить выбранные сроки в номенклатуре дел, согласованной с архивной службой.
Минимальный и максимальный период хранения штатного расписания
Штатное расписание относится к документам по личному составу, поэтому для него применяются специальные сроки хранения. Основной норматив – Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010.
Минимальный срок хранения:
- 5 лет – если организация относится к коммерческим и не имеет обязанности постоянного хранения кадровой документации по иным основаниям.
- 1 год – для временных вариантов штатного расписания, утверждённых исключительно на период реорганизации или сокращения штата, при условии их последующего замещения основным документом.
Максимальный срок хранения:
- 75 лет – для организаций, в которых штатное расписание фиксирует сведения о заработной плате и численности сотрудников, влияющие на пенсионные права работников.
- Постоянно – если документ имеет историческую или правовую ценность, например в государственных учреждениях или крупных предприятиях с архивным фондом.
Рекомендации по практике:
- Определять срок хранения с учётом статуса организации и требований отраслевого законодательства.
- Фиксировать срок в номенклатуре дел и локальных актах, чтобы избежать спорных ситуаций при проверках.
- Хранить электронные копии наряду с бумажными оригиналами для подтверждения данных при утрате или повреждении документа.
Особенности хранения оригиналов и копий штатного расписания
Оригинал штатного расписания подлежит обязательному хранению в составе организационно-распорядительной документации и относится к документам постоянного срока хранения. Он формируется на бумажном носителе, подписывается руководителем и заверяется печатью (при наличии). Хранение осуществляется в архиве организации или в специально оборудованном помещении с ограниченным доступом, обеспечивающим защиту от влаги, огня и несанкционированного изъятия. Рекомендуется использовать архивные папки из бескислотных материалов и поддерживать температуру в пределах 17–22 °C и влажность до 60 %.
Копии штатного расписания применяются для внутреннего использования, например, для кадровой службы, бухгалтерии или структурных подразделений. Срок их хранения определяется локальными нормативами организации и обычно ограничивается периодом актуальности документа или сроком действия приказа о его утверждении. Для предотвращения ошибок важно фиксировать дату создания копии и при необходимости снабжать её отметкой «Верно» с подписью уполномоченного лица.
При переводе оригинала в электронный вид необходимо обеспечить корректное сканирование в формате PDF или TIFF и хранить файл в системе электронного архива с резервным копированием. Электронные копии не заменяют бумажный оригинал, но могут использоваться для оперативной работы и проверки данных.
Правила хранения при изменении структуры или штата организации
При реорганизации подразделений или корректировке численности персонала каждое утвержденное штатное расписание хранится как самостоятельный документ. Даже при незначительных изменениях, например переименовании отдела или изменении одной должности, необходимо оформить новый приказ и новую редакцию расписания, а предыдущий экземпляр оставить в архиве.
Срок хранения старых редакций определяется по Перечню типовых управленческих документов и составляет не менее 5 лет, если документ не затрагивает пенсионные права сотрудников. Если изменения связаны с ликвидацией предприятия, последняя версия хранится не менее 75 лет как документ постоянного значения.
Рекомендация: хранить все версии в хронологическом порядке с обязательным указанием даты введения и номера приказа. Электронные копии допускаются только как дополнительная мера, но оригиналы на бумаге должны оставаться в архиве организации с описью и регистрационными номерами.
При передаче дел в государственный архив важно заранее подготовить акты приема-передачи и описи, чтобы обеспечить юридическую значимость каждого экземпляра. Несоблюдение этих правил может привести к утрате доказательной базы при трудовых спорах и проверках контролирующих органов.
Ответственность за нарушение установленных сроков хранения
Нарушение правил хранения штатного расписания квалифицируется как нарушение требований законодательства о делопроизводстве и архивном деле. Согласно статье 13.20 КоАП РФ, за несоблюдение сроков хранения предусмотрены административные штрафы: для должностных лиц – от 300 до 500 рублей, для организаций – от 3000 до 5000 рублей. При утрате документа ответственность повышается и может включать штрафы до 10 000 рублей для юридических лиц.
Если нарушение привело к невозможности подтверждения данных для трудовых споров или проверок, инспекция труда вправе применить санкции по статье 5.27 КоАП РФ с штрафами до 50 000 рублей и обязательством восстановить недостающие документы. Руководитель несет персональную ответственность за организацию хранения и обязан обеспечить наличие приказов, регламентирующих работу с кадровыми документами.
Чтобы избежать рисков, необходимо фиксировать порядок хранения в локальных нормативных актах, регулярно проводить внутренние проверки и назначать ответственного за архив. Соблюдение установленных сроков и правил позволит избежать штрафов и защитить интересы организации при проверках и судебных разбирательствах.
Действия после окончания установленного срока хранения
После истечения установленного срока хранения штатного расписания организация обязана принять решение о дальнейшей судьбе документа. На практике возможны три варианта: уничтожение, архивирование в ином порядке или передача в государственные архивы.
Уничтожение должно проводиться в соответствии с внутренними регламентами организации. Рекомендуется фиксировать процедуру уничтожения: указывать дату, список документов, ответственных лиц и метод уничтожения (например, шредер, сжигание или химическая переработка бумаги). Это позволяет подтвердить законность действий при проверках.
Если штатное расписание имеет историческую или юридическую ценность, документ может быть передан в архив предприятия. В этом случае создается отдельный архивный фонд с учетом сроков хранения по нормативам архивного дела. Необходимо оформить акт передачи, указав точное количество листов, даты составления и наименования подразделений.
При передаче в государственные архивы организация должна руководствоваться требованиями действующего законодательства. Документы подлежат сортировке, систематизации и упаковке согласно установленным стандартам. Передача сопровождается актом приема-передачи и регистрацией в учетных книгах архивной службы.
Во всех случаях рекомендуется вести журнал действий с документами, где фиксируются даты окончания сроков хранения, принятые меры, ответственные лица и основания для действий. Это обеспечивает прозрачность процессов и минимизирует риски претензий со стороны контролирующих органов.
Для цифровых копий штатного расписания после окончания срока хранения важно обеспечить корректное удаление данных с серверов и резервных носителей, с документированием процедуры удаления и контроля доступа.
Вопрос-ответ:
Каков установленный срок хранения штатного расписания в организации?
Согласно действующим нормативным документам, штатное расписание хранится в организации в течение пяти лет. Этот период определяется требованиями трудового законодательства и внутренними нормативными актами организации. По истечении срока документы могут быть либо уничтожены, либо переданы в архив для длительного хранения, если это предусмотрено внутренними правилами.
Что делать с копиями штатного расписания после окончания срока хранения?
Копии штатного расписания подлежат аналогичному хранению, как и оригиналы. После завершения установленного срока их можно уничтожить с помощью шредера или сдать в архив. При этом необходимо вести акт уничтожения документов, фиксируя дату, состав и ответственное лицо, чтобы соблюсти требования учета и контроля.
Можно ли продлить срок хранения штатного расписания в организации?
Да, срок хранения может быть продлён по решению руководства организации или по требованиям проверяющих органов. Например, если планируется аудит или судебное разбирательство, документы могут оставаться на хранении до завершения проверок. Продление фиксируется внутренним приказом с указанием нового срока хранения и ответственных лиц.
Какие действия следует предпринять после изменения структуры штата организации?
При изменении структуры штата действующее штатное расписание следует обновить. Оригиналы и копии предыдущих версий сохраняются на установленный срок, чтобы была возможность восстановить историю изменений. Новый документ оформляется с датой вступления изменений, подписывается руководителем и при необходимости направляется в архив организации для хранения вместе с предыдущими версиями.
Загрузка...
