С 2020 года в России введён выбор между ведением бумажной и электронной трудовой книжки. Работодатель обязан оформить записи в зависимости от решения работника. При переходе на электронный вариант в бумажной книжке делается отметка, фиксирующая этот факт.
Вносится запись: «Представлено заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Дата и номер приказа работодателя указываются обязательно. Подпись ответственного лица и печать организации (если применяется) завершают запись.
Если сотрудник решил сохранить бумажную книжку, в ней продолжают вносить сведения о приёме, переводах и увольнении. При выборе электронной фиксируется только сам факт подачи заявления, после чего дальнейшие записи переходят в электронный формат через систему Пенсионного фонда.
Ключевая рекомендация: перед внесением записи работодатель должен убедиться, что от работника получено письменное заявление, а приказ оформлен в установленном порядке. Ошибки или отсутствие отметки могут привести к недостоверности сведений о стаже.
Основание для внесения записи о переходе
Запись о переходе на электронную трудовую книжку вносится только на основании письменного заявления работника. Заявление должно содержать дату, личную подпись и четкое указание на выбор электронного формата ведения сведений о трудовой деятельности.
Работодатель обязан зарегистрировать заявление во внутреннем журнале входящей документации и приложить его копию к кадровым материалам. Без этого документа внесение записи в трудовую книжку будет неправомерным.
Правовым основанием для внесения записи является Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019, а также локальные приказы работодателя о переходе на электронное ведение учета. В самой трудовой книжке в графе «Сведения о работе» фиксируется ссылка на поданное заявление и реквизиты нормативного акта.
Чтобы избежать споров, рекомендуется оформлять приказ по организации с указанием перечня сотрудников, выбравших электронный формат, и хранить его вместе с копиями заявлений. Это обеспечит документальное подтверждение корректности внесенной записи.
Формулировка записи о поданном заявлении
При внесении сведений о переходе на электронную трудовую книжку используется унифицированная формулировка. Запись фиксируется в разделе «Сведения о работе» и отражает факт подачи работником заявления о выборе электронного формата учета стажа.
Текст формулировки должен соответствовать требованиям Приказа Минтруда России № 320н от 20.05.2020. Рекомендуемый вариант: «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Допускается указание даты подачи документа и его регистрационного номера для точной идентификации.
Запись заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации (если она используется). Важно сохранять точность формулировки: любые изменения или сокращения могут привести к несоответствию установленным нормам и вызвать вопросы при проверке Пенсионным фондом или инспекцией по труду.
Если сотрудник ранее выбрал сохранение бумажного варианта, но позднее изменил решение, новая запись вносится в том же порядке, с указанием даты повторного заявления.
Дата подачи заявления работником
В трудовой книжке фиксируется дата, когда работник подал письменное заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Эта дата должна совпадать с регистрационным номером и отметкой в журнале входящей корреспонденции или книге регистрации заявлений сотрудников.
Запись производится в формате «ДД.ММ.ГГГГ» без сокращений и дополнительных формулировок. Указание точной даты важно для подтверждения соблюдения срока, установленного законодательством для подачи заявления, и для возможности последующей проверки правильности оформления документов.
Если заявление поступило позже установленного срока, в трудовой книжке всё равно отражается фактическая дата подачи, поскольку она подтверждает момент перехода на электронный формат. Работодателю рекомендуется хранить копию заявления в личном деле работника для обеспечения документального подтверждения записи.
Сведения о приказе работодателя
Запись о переходе на электронную трудовую книжку подтверждается ссылкой на приказ работодателя. В графе «Сведения о работе» указывается формулировка о выборе работника, а в графе «Основание» фиксируется реквизит приказа.
Необходимо отразить номер и дату приказа, чтобы обеспечить юридическую обоснованность внесенной информации. Если приказ был оформлен в электронном виде, вносятся те же реквизиты, что и при бумажном варианте.
Рекомендуется использовать точное название документа: «Приказ (распоряжение) работодателя», а не сокращенные формулировки. Это исключает риск признания записи некорректной при проверке трудовой книжки контролирующими органами.
Если организация применяет внутреннюю нумерацию приказов по подразделениям, в трудовой книжке указывается именно тот номер, который зафиксирован в официальном реестре кадровых документов, без внутренних обозначений.
Приказ должен храниться в кадровом архиве, поэтому работнику следует убедиться, что его копия подшита в личное дело и зарегистрирована в журнале учета приказов.
Указание на прекращение ведения бумажной книжки
При внесении записи о переходе на электронный формат необходимо указать прекращение ведения бумажной трудовой книжки. Формулировка должна быть точной и соответствовать требованиям кадрового делопроизводства.
В записи используется дата, когда сотрудник подал заявление о переходе, и ссылка на приказ работодателя. Указывается, что бумажная трудовая книжка более не ведется, а сведения о трудовой деятельности будут формироваться только в электронном виде.
Рекомендуемая формулировка: «Ведение трудовой книжки прекращено в связи с подачей работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Такое указание исключает необходимость в дальнейшем вносить изменения в бумажный экземпляр и фиксирует, что все последующие сведения будут доступны через информационные ресурсы Пенсионного фонда России.
Порядок отражения записи в графах трудовой книжки
При переходе на электронную трудовую книжку запись о прекращении ведения бумажной формы фиксируется в соответствии с установленными правилами. Каждая графа заполняется следующим образом:
- Графа 1 – указывается порядковый номер записи, следующий за последней действующей записью о трудовой деятельности.
- Графа 2 – фиксируется дата подачи заявления работником о переходе на электронную трудовую книжку в формате «дд.мм.гггг».
- Графа 3 – формулируется текст записи, например: «Сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Бумажная трудовая книжка прекращена». Текст должен быть конкретным и однозначным.
- Графа 4 – указываются реквизиты приказа работодателя, на основании которого прекращается ведение бумажной книжки: дата, номер и наименование документа.
Дополнительно важно соблюдать следующие рекомендации:
- Все записи должны выполняться разборчиво и без сокращений, которые могут вызвать неоднозначное толкование.
- Использовать официальные даты и номера документов, без указания внутренних ссылок или личных примечаний.
- При внесении записи проверять соответствие данных заявления и приказа работодателя, чтобы исключить ошибки и расхождения.
- После внесения записи бумажная трудовая книжка хранится в организации как архивный документ, если не передана работнику.
Следование этому порядку обеспечивает корректное оформление документации при переходе на электронный формат трудовой книжки и предотвращает споры по трудовой истории сотрудника.
Примеры формулировок для кадровых специалистов
При внесении записи о переходе на электронную трудовую книжку важно использовать точные и понятные формулировки, отражающие факт перехода и основание для него.
- «Сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Ведение бумажной трудовой прекращено»
- «На основании заявления работника от [дата] оформлен переход на электронную трудовую книжку»
- «Запись о трудовой деятельности с [дата] ведется в электронном формате. Бумажная трудовая больше не используется»
- «Трудовая книжка сотрудника переведена в электронный формат на основании заявления, зарегистрированного [дата]»
Для приказа работодателя можно использовать следующие формулировки:
- «Утвердить переход сотрудника [Ф.И.О.] на электронную трудовую книжку с [дата]»
- «Прекратить ведение бумажной трудовой книжки сотрудника [Ф.И.О.] с [дата] в связи с переходом на электронную форму»
- «Внести запись о переводе трудовой книжки сотрудника [Ф.И.О.] в электронный формат на основании его заявления от [дата]»
Важно фиксировать дату подачи заявления и ссылку на приказ, чтобы запись в трудовой была корректной и юридически обоснованной.
Вопрос-ответ:
Какая формулировка записи используется при переходе на электронную трудовую книжку?
В графе «Сведения о работе» делается запись о прекращении ведения бумажной трудовой книжки и переходе на электронную. Например: «С 01.10.2025 ведение трудовой книжки прекращено. Данные о трудовой деятельности сотрудника с этого момента ведутся в электронной форме». Это позволяет закрепить факт перевода и избежать дублирования записей.
Нужно ли указывать дату подачи заявления работником на переход в электронную форму?
Да, дата подачи заявления фиксируется для подтверждения добровольного согласия сотрудника на переход. В графе можно указать: «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку подано 15.09.2025». Такая запись помогает подтвердить основание для внесения изменений в трудовую документацию и упрощает проверку при трудовых проверках.
Как правильно указать приказ работодателя в трудовой книжке?
В графе «Сведения о работе» следует зафиксировать реквизиты приказа, который оформляет переход на электронную форму. Например: «Приказ работодателя № 45-к от 30.09.2025 о переходе на электронную трудовую книжку». Указание номера и даты приказа позволяет при необходимости быстро найти подтверждающий документ и подтвердить законность внесенных изменений.
Что писать в графе «Основание» при внесении записи о переходе на электронную книжку?
В графе «Основание» указываются ссылки на документы, которые послужили основанием для записи. Чаще всего это заявление сотрудника и соответствующий приказ работодателя. Пример: «Заявление сотрудника от 15.09.2025; Приказ работодателя № 45-к от 30.09.2025». Такая конкретизация облегчает внутренний учет и исключает вопросы со стороны контролирующих органов.
Нужно ли делать отметку о прекращении ведения бумажной трудовой книжки?
Да, в обязательном порядке. Даже при переходе на электронную форму старая бумажная книжка должна быть официально закрыта. Запись может выглядеть так: «Ведение бумажной трудовой книжки прекращено с 01.10.2025. Данные о трудовой деятельности сотрудника ведутся в электронной форме». Это исключает недоразумения при проверках и подтверждает законность изменений.
Как правильно оформить запись о переходе на электронную трудовую книжку?
При внесении записи о переходе на электронную трудовую книжку в графу с наименованием документа указывается: «Трудовая книжка переведена в электронный формат». В графе с основанием записывается ссылка на заявление работника и приказ работодателя с датой их оформления. Таким образом фиксируется факт перехода без указания дополнительных данных о трудовой деятельности, которая теперь ведется в электронной системе.
Нужно ли указывать дату подачи заявления работником о переходе на электронную трудовую книжку?
Да, дата подачи заявления является основанием для внесения записи. В трудовой книжке указывают день, когда сотрудник подал заявление о переходе, чтобы отразить точку отсчета перехода на электронный формат. Обычно запись оформляется так: «Заявление о переводе трудовой книжки в электронный формат подано (дата)». Эта дата помогает отслеживать законность и корректность перевода данных.
Загрузка...
