Как аннулировать трудовой договор если работник не приступил к работе

Трудовой договор вступает в силу с момента его подписания или с даты, указанной в документе. Однако если сотрудник не приступил к работе в первый рабочий день, работодатель имеет право признать договор аннулированным. Важно учитывать, что такая ситуация регулируется ст. 61 Трудового кодекса РФ, и для правильного оформления необходимо соблюсти ряд процедур.

Аннулирование договора означает, что трудовые отношения считаются не возникшими. В трудовую книжку запись не вносится, страховые взносы не начисляются, а в отчетности в фонды работник не отражается. Вместо приказа о приеме на работу оформляется приказ об аннулировании, в котором фиксируется факт невыхода сотрудника. Основанием служит акт, составленный комиссией работодателя, подтверждающий отсутствие работника в день начала работы.

Чтобы избежать споров, работодателю рекомендуется заранее закрепить в локальных актах порядок фиксации невыхода. Обычно это акт о неявке, подписанный не менее чем двумя свидетелями, и служебная записка руководителя подразделения. На основании этих документов кадровая служба готовит приказ об аннулировании. Работнику направляется уведомление о прекращении действия договора, даже если он фактически не приступал к работе.

Если договор был аннулирован, никаких компенсаций выплачивать не требуется. Исключение составляют случаи, когда работник фактически приступил к исполнению обязанностей хотя бы частично: тогда необходимо оформлять увольнение по соответствующему основанию. Чтобы избежать ошибок, работодателю важно четко различать аннулирование договора и прекращение трудовых отношений после начала работы.

Правовое основание для аннулирования договора при невыходе

Статья 61 Трудового кодекса РФ устанавливает, что трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами либо со дня фактического допуска к работе. Если сотрудник не приступил к обязанностям в согласованный первый рабочий день, договор может быть аннулирован работодателем в одностороннем порядке.

Аннулирование не требует применения процедуры увольнения, так как фактические трудовые отношения не возникли. В этом случае отсутствует обязанность издавать приказ об увольнении и вносить запись в трудовую книжку или электронный реестр. Достаточно оформить приказ об аннулировании договора с указанием даты и причины невыхода.

Работодатель обязан сообщить о факте аннулирования в кадровые документы и бухгалтерию, чтобы исключить начисление заработной платы и страховых взносов. Если договор был зарегистрирован в системе СЗВ-ТД, необходимо внести корректирующие сведения.

Ссылка на статью 61 ТК РФ является достаточным правовым основанием, поэтому оспаривание аннулирования возможно только при доказанности выхода работника к выполнению обязанностей. При подготовке документации рекомендуется фиксировать факт неявки актом, подписанным не менее чем двумя свидетелями.

Сроки, в которые работодатель вправе аннулировать договор

Аннулирование трудового договора допускается только в том случае, если работник не приступил к работе в первый день, указанный в договоре. Дальнейшее право работодателя на аннулирование ограничено очень коротким сроком.

Если сотрудник не вышел в первый рабочий день, договор можно аннулировать на следующий день без оформления увольнения.
После фактического начала работы аннулирование уже невозможно – применяется порядок расторжения трудового договора.
Формально период для аннулирования ограничен временем до момента выхода работника, то есть фактически не превышает одного дня с даты начала работы.

Работодателю следует фиксировать факт неявки документально: составить акт, указать дату, подписи свидетелей. Это обеспечит законность аннулирования и исключит последующие споры.

Если дата выхода на работу совпала с выходным или праздничным днем, право на аннулирование сохраняется до первого рабочего дня после него.

Документы, подтверждающие отсутствие работника в первый день

Для фиксации факта невыхода на работу составляется акт об отсутствии сотрудника. В нем указываются дата, время проверки рабочего места, сведения о комиссии и подписи свидетелей. Такой документ должен быть оформлен в день предполагаемого выхода.

Если работник уведомлял работодателя о причинах неявки, к материалам подшиваются подтверждающие бумаги: больничный лист, справка из медицинской организации, повестка из суда или военкомата, транспортные документы при задержке в дороге. Каждый документ регистрируется во входящей корреспонденции и приобщается к личному делу.

При отсутствии объяснений со стороны работника работодатель направляет письменное требование представить пояснения. Копия требования и почтовые квитанции об отправке фиксируются как доказательства соблюдения процедуры.

В случае последующего спора данные документы используются для подтверждения отсутствия сотрудника в первый день и правомерности действий работодателя по аннулированию трудового договора.

Формулировка приказа об аннулировании договора

Формулировка должна включать: Ф.И.О. работника, дату и номер договора, точную дату, когда сотрудник должен был выйти на работу, а также ссылку на правовую норму. Например: «В связи с невыходом Иванова Ивана Ивановича на работу 15 августа 2025 г., трудовой договор № 12 от 10 августа 2025 г. считать аннулированным на основании части 4 статьи 61 ТК РФ».

В тексте приказа не требуется указывать причины невыхода, так как юридическое значение имеет сам факт отсутствия. При этом важно, чтобы у работодателя имелись доказательства: акт о невыходе, отметки в журнале регистрации, пояснения ответственного лица.

Подписывает приказ руководитель организации, после чего документ регистрируется в журнале приказов. Ознакомить работника с приказом невозможно, так как он не приступил к работе, но хранение приказа обязательно в кадровых документах для подтверждения правомерности действий работодателя.

Запись в трудовой книжке и в электронных системах учета

Если запись о приёме уже внесена в бумажную трудовую книжку или в электронную систему, внесите корректирующую запись о прекращении/аннулировании с указанием точной формулировки основания (например, «Трудовой договор аннулирован; работник не приступил к работе; акт от DD.MM.YYYY»), номера и даты приказа. Ссылка на норму (статья ТК РФ), пункт приказа или внутренний документ должна быть в тексте записи. :contentReference[oaicite:1]{index=1}
Если увольнение оформляется как дисциплинарное (прогул) и работник фактически не вышел, перед внесением записи подготовьте: акт об отсутствии (не менее трёх подписей при возможности), докладную руководителя, письменное приглашение на ознакомление с приказом, переписку/уведомления – эти документы нужны для обоснования формулировки в трудовой. :contentReference[oaicite:2]{index=2}
Не вносите в трудовую сведения о временном приостановлении договора: законодательство не предусматривает специальных записей о приостановлении и возобновлении – фиксируйте факты в локальных актах и в личном деле. :contentReference[oaicite:3]{index=3}

Пошаговый алгоритм действий для кадровика:

Зафиксировать факт неявки актом с указанием даты, времени и подписей ответственных; сохранить доказательства (служебные записки, переписку, входящие/исходящие уведомления).
Принять решение: аннулировать договор или уволить по дисциплинарной статье – оформить приказ и направить сотруднику уведомление рекомендованным письмом/электронно с подтверждением доставки.
Проверить состояние записей: если приём не вносился – не вносить запись; если приём уже отражён в трудовой книжке или в ЕРС (сведения о трудовой деятельности) – внести корректирующую запись о прекращении с точной датой и основанием и приложить к личному делу копии акта и приказа. :contentReference[oaicite:4]{index=4}
Отразить изменения в отчётности (например, при необходимости скорректировать поданную форму сведений о трудовой деятельности/SZV-ТД) и зафиксировать в кадровом учёте дату и способ направления документов работнику. :contentReference[oaicite:5]{index=5}

Рекомендации по формулировкам (конкретно и экономно):

Вариант при аннулировании (если приём не вносился): «Трудовой договор аннулирован. Работник не приступил к работе. Акт от DD.MM.YYYY.»
Вариант при увольнении (если требуется запись в книжке): «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с одноразовым грубым нарушением трудовых обязанностей – неявка на рабочее место (акт DD.MM.YYYY); приказ от DD.MM.YYYY №N.»
Всегда указывайте: дата приказа, основание с указанием статьи/части ТК РФ (если применяется), ссылку на акт и номер/дату внутреннего документа; подпись кадровика и печать – при наличии. :contentReference[oaicite:6]{index=6}

Контрольные точки и риски:

Отсутствие акта или документального подтверждения неявки увеличивает риск оспаривания: оформляйте документы в день, когда обнаружили неявку.
Если работник предъявит трудовую книжку позже – действуйте по факту: при получении книжки внесите запись о прекращении с опорой на ранее составленные акты и приказ; при аннулировании – приложите доказательства, что запись о приёме не производилась. :contentReference[oaicite:7]{index=7}
Архивируйте все уведомления и почтовые отправления – суды и инспекция труда оценивают полноту документации. :contentReference[oaicite:8]{index=8}

Практическая чек-линия (что положить в личное дело): акт о неявке, приказ/распоряжение, уведомление работнику с подтверждением отправки, копии переписки, записи в электронных системах (скриншоты/журналы), распечатки корректировок в SZV-ТД или сведений о трудовой деятельности. :contentReference[oaicite:9]{index=9}

::contentReference[oaicite:10]{index=10}

Нужно ли уведомлять службу занятости о факте аннулирования

Однако в случае, когда аннулирование договора связано с невозможностью выхода работника на работу после заключения договора, рекомендуется зафиксировать это внутренним приказом или распоряжением, указав причину и дату аннулирования. Такая документация позволит при необходимости подтвердить отсутствие трудовых отношений и защитить работодателя от возможных претензий.

Если работник был официально зарегистрирован как безработный и одновременно планируется его увольнение или аннулирование договора, информирование службы занятости становится актуальным только при прямом запросе органов, либо при необходимости оформления пособия по безработице. В остальных случаях уведомление не требуется.

Резюмируя, прямого обязательства уведомлять службу занятости о факте аннулирования трудового договора без выхода на работу нет, но ведение внутренней документации обязательно для минимизации юридических рисков и подтверждения правомерности действий работодателя.

Расчеты с работником: зарплата, компенсации и налоги

При аннулировании трудового договора, если работник не приступил к работе, начисление заработной платы производится только за фактически отработанное время, которое в данном случае отсутствует. Соответственно, прямой зарплаты за невыход не начисляется.

Компенсация может быть предусмотрена только в случаях, если в трудовом договоре или коллективном соглашении закреплены выплаты за удержание рабочего места или подписанные бонусы за заключение договора. Без таких условий финансовые обязательства работодателя ограничиваются возмещением расходов, фактически понесенных при подготовке к работе сотрудника.

Налогообложение осуществляется стандартным образом: если какие-либо выплаты производятся, с них удерживаются НДФЛ и страховые взносы. В случае отсутствия выплат налоговые обязательства отсутствуют. Работодатель обязан подать соответствующие расчеты в ФНС и фонды, даже если сумма начислений равна нулю, чтобы зафиксировать факт прекращения договора без выплат.

Для минимизации рисков необходимо документально зафиксировать дату аннулирования, указать причину и оформить приказ о прекращении трудового договора. Рекомендуется уведомить работника в письменной форме, чтобы исключить возможные претензии о невыплатах и налоговых нарушениях.

Если сотрудник получил аванс или компенсацию за подготовительные мероприятия, обязательства по удержанию налогов и перечислению страховых взносов распространяются на эту сумму. В расчетах следует учитывать процент НДФЛ 13% для резидентов и стандартные ставки страховых взносов согласно действующему законодательству.

Все расчеты рекомендуется производить до момента подписания документов о прекращении трудового договора, чтобы исключить ошибки и нарушения сроков отчетности перед налоговыми органами и фондами.

Разница между аннулированием и увольнением по инициативе работодателя

Увольнение по инициативе работодателя требует наличия установленной законодательством причины, например, сокращения штата, дисциплинарного нарушения или ликвидации организации. Процедура включает официальное уведомление, соблюдение сроков предупреждения и оформление приказа. Работник имеет право на полные выплаты, включая компенсацию за неиспользованный отпуск, и может оспорить увольнение в суде.

Ключевое различие: аннулирование прекращает действие договора с самого начала без начисления стандартных выплат, а увольнение по инициативе работодателя предполагает соблюдение всех процедур и выплат, предусмотренных трудовым законодательством.

Для работодателя важно правильно квалифицировать ситуацию: если сотрудник не приступил к работе, инициировать аннулирование; если сотрудник работал и нарушил правила или сокращается штат – оформлять увольнение с соблюдением процедуры.

Неправильная квалификация может привести к судебным искам и обязательству выплатить компенсацию, поэтому документальное подтверждение факта невыхода или причины увольнения должно быть безупречным.

Вопрос-ответ:

Может ли работодатель аннулировать трудовой договор, если сотрудник не вышел на работу в день начала работы?

Да, трудовой договор может быть расторгнут, если сотрудник не приступил к исполнению обязанностей в установленный срок. Для этого работодатель должен зафиксировать факт невыхода, направить письменное уведомление и оформить соответствующий приказ о прекращении трудового соглашения. Законодательство предусматривает, что отсутствие на работе без уважительной причины является основанием для прекращения договора.

Какие документы нужны работодателю для аннулирования договора в случае неявки работника?

Для оформления расторжения необходимо иметь: трудовой договор, приказ о приеме на работу, документ о невыходе сотрудника (например, заявление или акт о неявке), а также уведомление работника о расторжении договора. Все эти бумаги оформляются в письменной форме, чтобы можно было подтвердить законность действий работодателя при необходимости.

Как учитываются уважительные причины отсутствия при аннулировании трудового договора?

Если сотрудник пропустил выход по уважительной причине, такой как болезнь, уход за родственником или иные обстоятельства, подтвержденные документально, работодатель не может сразу расторгать договор. В этом случае нужно учитывать предоставленные справки, вести переговоры и возможно оформить перенос даты начала работы, чтобы избежать незаконного расторжения трудового соглашения.

Существуют ли сроки, в течение которых работодатель должен принять решение о расторжении договора из-за неявки?

Да, законодательство ограничивает период, в течение которого работодатель может расторгнуть договор по причине невыхода. Обычно это делается в первые несколько дней после планируемого начала работы. Задержка в оформлении расторжения может повлечь сложности при доказательстве правомерности действий работодателя, поэтому важно своевременно документировать отсутствие сотрудника и принимать решение о прекращении договора.