Какие отчеты сдаются в сфр

С 2023 года функции Пенсионного фонда и Фонда социального страхования объединены в Социальный фонд России (СФР). Это изменение повлияло на порядок отчетности работодателей: теперь все сведения по страховым взносам, стажу работников и социальным выплатам направляются в единый орган. Неправильная или несвоевременная сдача отчетов может привести к штрафам, поэтому важно знать полный перечень документов и актуальные сроки.

В СФР представляются ключевые формы: СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности), СЗВ-СТАЖ (годовой отчет по стажу), СЗВ-М (ежемесячные данные о застрахованных лицах). Работодатели также подают реестр прямых выплат пособий, сведения по взносам на обязательное социальное страхование, а в отдельных случаях – корректирующие формы. Для индивидуальных предпринимателей, не имеющих работников, сохраняется обязанность сдачи отчетности по уплаченным взносам.

Отправка отчетов возможна через Единый портал Госуслуг, специализированные сервисы операторов электронного документооборота или личный кабинет страхователя на сайте СФР. При численности сотрудников более 25 человек подача отчетности допускается только в электронном виде. Важно учитывать, что сроки различаются: например, СЗВ-М подается ежемесячно не позднее 15 числа следующего месяца, а СЗВ-СТАЖ – до 1 марта года, следующего за отчетным.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется заранее проверить корректность страховых номеров, кодов категорий работников и дат приема или увольнения. Использование квалифицированной электронной подписи является обязательным условием для сдачи отчетности в электронном формате.

Какие отчеты обязаны сдавать работодатели в СФР

Ежемесячно работодатели представляют форму ЕФС-1, содержащую сведения о застрахованных лицах: прием, увольнение, перевод, изменения персональных данных. Отчет подается не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Ежеквартально необходимо сдавать расчет по страховым взносам (РСВ), где отражаются начисленные и уплаченные взносы на пенсионное, социальное и медицинское страхование. Срок – до 25-го числа месяца, следующего за кварталом.

Сведения персонифицированного учета включают страховой стаж сотрудников, используемые льготы и основания для досрочного выхода на пенсию. Эти данные передаются вместе с формой ЕФС-1, но подлежат особой проверке на корректность кодов и периодов.

Отчеты по социальным выплатам (больничные, декретные, пособия) направляются в СФР в составе реестров прямых выплат. Работодатель обязан подавать их в течение 5 календарных дней после назначения пособия.

Сведения о производственном травматизме подаются в рамках отчетности по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Отчетность формируется ежегодно до 25 января за прошедший год.

Несоблюдение сроков или ошибок в отчетах влечет штрафы, поэтому работодателям важно использовать действующие формы, проверять электронные квитанции СФР и контролировать корректность переданных данных.

Сроки подачи отчетов в СФР по каждому виду документа

Ежемесячная форма СЗВ-М подается не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Нарушение даже на один день фиксируется как просрочка и влечет штрафные санкции.

Форма СЗВ-ТД направляется в СФР не позднее следующего рабочего дня после оформления кадрового приказа о приеме, переводе или увольнении сотрудника. При подаче сведений о заявлении работника на способ ведения трудовой книжки отчет предоставляется не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем получения заявления.

Форма СЗВ-СТАЖ сдается один раз в год до 1 марта года, следующего за отчетным. Работодатели обязаны учитывать, что подача досрочно увольняющихся сотрудников осуществляется в течение трех календарных дней с момента расторжения договора.

Отчет ДСВ-3 предоставляется страхователями, начисляющими дополнительные взносы на накопительную пенсию, ежеквартально до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Форма ОДВ-1 подается одновременно с формами СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3, так как является описью передаваемых сведений. Отсутствие этой формы приравнивается к несданному отчету.

Расчет по страховым взносам (РСВ) подается ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. При электронной сдаче через оператора связи рекомендуется отправлять отчет минимум за два рабочих дня до крайнего срока, чтобы избежать технических ошибок.

Форматы отчетов: бумажный и электронный вариант

Страхователь может сдавать отчеты в СФР как на бумаге, так и в электронном виде. Выбор формата зависит от численности работников и технических возможностей организации.

Бумажный формат допускается, если численность застрахованных лиц не превышает 10 человек. Документы представляются в двух экземплярах, подписываются руководителем и заверяются печатью (при наличии). При сдаче через представителя требуется доверенность.

Электронная форма обязательна при численности работников от 11 и более. Для передачи используется специализированная программа или сервис оператора ЭДО. Документы подписываются квалифицированной электронной подписью. Дата сдачи определяется моментом успешной передачи файла в систему СФР.

При переходе на электронный формат необходимо заблаговременно получить квалифицированный сертификат ключа и заключить договор с оператором связи. Нарушение требований по формату влечет отказ в приеме отчетности и может повлечь штрафные санкции.

Порядок подготовки и подписания отчетов перед отправкой

Перед формированием электронного файла необходимо проверить актуальность версии программного обеспечения, используемого для подготовки отчетности, и наличие обновленных форматов СФР. Использование устаревших шаблонов приводит к отказу в приеме документа.

Все реквизиты должны соответствовать данным страхователя: регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП, корректный период отчетности. Ошибки в этих полях автоматически блокируют загрузку.

Файл формируется в формате XML, подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица. Подпись должна быть действующей на момент отправки; ее статус проверяется в системе СФР при загрузке.

Рекомендуется перед отправкой выполнить локальную проверку контрольных соотношений, доступную в большинстве специализированных программ. Несоответствие данных (например, расхождение между численностью работников и суммой взносов) фиксируется сразу и устраняется до загрузки в личный кабинет.

После подписания файл помещается в архив формата ZIP с корректным именованием: код страхователя, тип формы, период сдачи. Неверное название файла нередко вызывает отказ в приеме.

Перед окончательной отправкой полезно сформировать протокол внутренней проверки, чтобы убедиться в целостности пакета: отчет, подпись, архив. Только после этого отчет загружается в систему СФР или направляется через оператора электронного документооборота.

Способы подачи отчетов: портал СФР, операторы ЭДО, личное обращение

Через портал СФР отчет можно направить в электронном виде при наличии квалифицированной электронной подписи. После загрузки документа система формирует протокол приема и уведомление о доставке, что позволяет сразу проверить корректность файла и избежать штрафов за несвоевременную сдачу.

При использовании операторов электронного документооборота отчет передается через специализированные программы. Этот способ удобен при регулярной отправке большого количества документов, так как сервисы автоматически обновляют форматы, отслеживают статусы доставки и предоставляют архив отчетности.

Личное обращение в территориальное отделение СФР актуально при отсутствии технических средств для сдачи отчетов в электронном виде. В этом случае документы подаются на бумаге, прошиваются и заверяются подписью руководителя. Прием подтверждается отметкой специалиста на копии отчета.

Требования к электронным подписям при сдаче отчетов

Для отправки отчетности в СФР допускается только квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Использование неквалифицированных подписей или сертификатов с истекшим сроком действия приводит к отказу в приеме документов.

• Сертификат КЭП должен быть действующим на дату отправки отчета и зарегистрирован в Федеральной налоговой службе.
• Ключ подписи оформляется на руководителя организации или уполномоченное лицо по доверенности.
• При передаче отчетов через специализированного оператора необходимо, чтобы оператор был включен в реестр Минцифры.
• Запрещается использование одного сертификата для нескольких юридических лиц, даже если они связаны между собой.
• Формат подписи должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 34.10–2012 и ГОСТ Р 34.11–2012.

Перед подачей отчетности рекомендуется:

1. Проверить срок действия сертификата через программу криптопровайдера или личный кабинет удостоверяющего центра.
2. Убедиться в корректности указанных данных владельца сертификата и организации.
3. Заранее обновить сертификат при окончании срока его действия, так как процесс перевыпуска занимает несколько дней.
4. Проверить совместимость установленного криптопровайдера (например, КриптоПро CSP) с используемым ПО для сдачи отчетности.

Несоответствие требованиям к КЭП ведет к автоматическому отклонению отчета системой СФР. Поэтому контроль актуальности и корректности подписи необходимо включить в обязательный этап подготовки отчетов.

Ответственность и штрафы за несвоевременную подачу отчетности

Нарушение сроков сдачи отчетности в СФР влечет не только финансовые санкции, но и административную ответственность. Размер штрафа зависит от вида отчета и статуса нарушителя.

• За непредставление или опоздание со сдачей СЗВ-М – штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо.
• За несвоевременную сдачу СЗВ-СТАЖ – штраф 500 рублей за каждого работника.
• Непредставление сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) – штраф до 300 рублей за каждое лицо.
• Административный штраф для должностных лиц по ст. 15.33.2 КоАП РФ – от 300 до 500 рублей.
• Повторные нарушения могут повлечь усиленный контроль со стороны фонда и налоговых органов.

Чтобы избежать санкций, важно:

1. Вести календарь отчетности и устанавливать напоминания за несколько дней до крайних сроков.
2. Использовать электронные сервисы СФР для мгновенной отправки и получения подтверждения.
3. Проверять правильность файлов перед загрузкой, чтобы избежать отказа в приеме.
4. Назначить ответственного сотрудника или передать ведение отчетности специализированному оператору ЭДО.

Несвоевременная сдача даже одного отчета способна увеличить нагрузку на компанию из-за штрафов и проверок, поэтому контроль сроков должен быть постоянным.

Вопрос-ответ:

Какие виды отчетов необходимо сдавать в СФР для организаций с наемными сотрудниками?

Организации, у которых есть наемные сотрудники, обязаны предоставлять в СФР несколько категорий отчетов. Среди них основными являются сведения о начисленной и уплаченной страховой премии, отчет о среднемесячной численности работников, а также сведения по взносам на социальное страхование. Все отчеты формируются на основе кадровых и бухгалтерских данных организации и должны подаваться строго по установленным срокам, чтобы избежать штрафных санкций.

Какой порядок подачи отчетов в СФР для индивидуальных предпринимателей?

Индивидуальные предприниматели подают отчеты в СФР несколько иначе, чем юридические лица. Обычно это сведения о страховых взносах и данные о доходах, с которых начисляются взносы. Подача может осуществляться как в бумажной форме, так и через электронные сервисы СФР. Электронная подача требует наличия квалифицированной электронной подписи. Сроки подачи определяются налоговым календарем и зависят от вида взносов и периодичности их уплаты.

Можно ли объединять несколько видов отчетов в одной подаче?

Да, некоторые отчеты допускается подавать совместно, если они относятся к одному и тому же отчетному периоду и категории взносов. Например, сведения о начисленных и уплаченных взносах по работникам и данные о численности персонала иногда можно оформить одним документом в электронной форме. Однако важно тщательно проверять требования СФР к формату и содержанию отчетов, чтобы избежать отказа в приеме или ошибок в обработке.

Какие последствия возможны при несвоевременной подаче отчетов в СФР?

Несвоевременная подача отчетов в СФР влечет за собой административные штрафы и пени за просрочку платежей по страховым взносам. Кроме того, ошибки или пропуски в отчетах могут вызвать дополнительную проверку со стороны фонда, что может привести к корректировке начислений и повторной подаче документов. В отдельных случаях постоянные нарушения сроков подачи отчетов могут повлиять на возможность получения льгот или субсидий, связанных с социальным страхованием.

Какие требования к оформлению электронных отчетов для СФР?

Электронные отчеты должны быть подготовлены в формате, поддерживаемом системой СФР, и подписаны квалифицированной электронной подписью ответственного лица. В документах необходимо точно указывать идентификационные данные организации или предпринимателя, код страховой категории и период, за который предоставляются сведения. Также важно проверять корректность всех расчетов, чтобы система автоматически не отвергла подачу отчета. Электронная передача сокращает время обработки и снижает риск ошибок, но требует внимательного соблюдения правил.