Работодатель обязан предоставить сотрудникам время для прохождения диспансеризации с сохранением места работы и среднего заработка. Отражение таких дней в табеле учета рабочего времени требует правильного выбора кода и фиксации даты отсутствия. Неправильное оформление может привести к претензиям со стороны инспекции труда и спорам с сотрудниками.
Для обозначения дней диспансеризации в табеле применяются условные обозначения, установленные Постановлением Госкомстата № 1. Чаще всего используют буквенный код “ДН” или цифровой “23”. Важно проставлять его только за фактически предоставленные часы или дни, указанные в заявлении работника и подтвержденные медицинским учреждением.
Документальное основание для внесения отметки – заявление сотрудника и справка из поликлиники с указанием даты диспансеризации. Без этих документов табель следует оформлять как обычный рабочий день. Несоответствие данных может повлечь корректировки бухгалтерских расчетов и перерасчет страховых взносов.
Рекомендуется вести внутренний журнал учета обращений за диспансеризацией, фиксируя дату, подразделение, количество часов или дней отсутствия. Такая система снижает риск ошибок при заполнении табеля и облегчает проверку соблюдения гарантий, предусмотренных статьей 185.1 Трудового кодекса РФ.
Правовое основание предоставления дней для диспансеризации
Обязанность работодателя предоставить работнику оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации закреплена в статье 185.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Норма распространяется на всех работников, оформленных по трудовому договору, включая совместителей.
Работники имеют право на два оплачиваемых рабочих дня раз в три года для прохождения профилактического осмотра. Для сотрудников предпенсионного возраста (за пять лет до наступления пенсионных оснований) и пенсионеров, продолжающих трудовую деятельность, предусмотрено два дня ежегодно.
Основанием для предоставления дней является письменное заявление работника, к которому прилагается приглашение из медицинской организации или иное подтверждение необходимости прохождения диспансеризации. Работодатель обязан оформить эти дни как рабочее время с сохранением среднего заработка.
Рекомендуется фиксировать предоставленные дни приказом или распоряжением руководителя, где указываются даты отсутствия, основание – статья 185.1 ТК РФ, а также ссылка на заявление работника. Это исключает споры при проверках и упрощает корректное отражение периода в табеле учета рабочего времени.
Коды и обозначения для табеля учета времени
Для фиксации дней диспансеризации в табеле учета рабочего времени применяются специальные буквенные и цифровые коды. Их выбор зависит от действующего Постановления Госкомстата России № 1 от 05.01.2004, а также от внутренних приказов организации.
При отражении отсутствия сотрудника по причине прохождения диспансеризации рекомендуется использовать код «ДН» – дни диспансеризации. Если локальными актами предусмотрено другое обозначение, например «НМ» (неявка по медицинским показаниям), оно должно быть закреплено в учетной политике предприятия. Цифровой аналог указывается в соответствии с кодировкой, принятой в учетной системе.
Допускается применение буквенного кода «Г» – государственные или иные разрешенные законом отсутствия, если отдельного обозначения для диспансеризации не введено. Важно обеспечить единообразие: выбранный код должен использоваться во всех отчетных периодах и во всех структурных подразделениях без изменений.
Запрещается фиксировать такие дни как ежегодный оплачиваемый отпуск, больничный или отсутствие без сохранения заработной платы. Корректная кодировка позволяет подтвердить правомерность начисления среднего заработка за дни диспансеризации при проверках трудовой инспекцией или фондами.
Фиксация частичных дней диспансеризации
Если сотрудник использует не полный рабочий день для прохождения диспансеризации, в табеле учета времени требуется точное указание отработанных и освобожденных часов. Это важно для правильного начисления заработной платы и корректного расчета среднего заработка.
- Отразите фактическое количество часов, проведенных на работе, с использованием стандартных кодов явки.
- За часы отсутствия по причине диспансеризации указывайте код «ДН» или иной установленный локальным нормативным актом организации.
- Пропишите временной интервал отсутствия в служебной записке или приказе, чтобы подтвердить правомерность частичного освобождения.
При суммированном учете рабочего времени важно учитывать, что диспансеризация не сокращает норму часов за учетный период. Неработанные часы оформляются как оплачиваемое освобождение и не подлежат отработке в другие дни.
- Составьте приказ о частичном освобождении сотрудника с указанием точного времени отсутствия.
- Передайте сведения в бухгалтерию для корректного отражения выплат за оплаченные часы отсутствия.
- Храните подтверждающие документы вместе с табелем для возможных проверок инспекцией по труду или ФСС.
Точное документирование частичных дней исключает споры о времени работы и гарантирует соблюдение требований трудового законодательства.
Отражение оплачиваемых и неоплачиваемых часов
При указании дней диспансеризации в табеле важно разделять оплачиваемые и неоплачиваемые часы. Для работников, имеющих право на сохранение среднего заработка, в графах указываются часы работы по графику, несмотря на фактическое отсутствие. Кодировка обычно соответствует обозначениям «ДО» или «23», применяемым к полным дням.
Если диспансеризация проводится в течение части рабочего дня, оплачиваемыми считаются только часы, освобожденные по заявлению и подтверждённые направлением. Остальное время отражается как фактически отработанное. Например, при четырёхчасовом освобождении и восьмичасовой смене табель фиксирует четыре часа по коду диспансеризации и четыре – как рабочие.
Неоплачиваемые часы фиксируются, если работодатель не обязан сохранять заработок. В таких случаях в табеле используется код отсутствия без оплаты, например «НБ» или иной, предусмотренный локальными актами. Важно, чтобы количество указанных часов соответствовало продолжительности смены, чтобы избежать расхождений с расчётами заработной платы.
Рекомендуется согласовать обозначения с отделом кадров и бухгалтерией, чтобы исключить двойное начисление или недоплату. Исправления в табеле должны сопровождаться приказами или заявлениями работников, подтверждающими основания освобождения от работы.
Регистрация дней при совпадении с отпуском или больничным
Если день диспансеризации совпал с периодом ежегодного оплачиваемого отпуска, отдельное отражение в табеле не производится. Работодатель фиксирует только отпуск, так как в эти даты работник уже освобождён от работы. Перенос дня для прохождения диспансеризации оформляется по заявлению сотрудника и подтверждается приказом.
При совпадении с больничным учитывается листок нетрудоспособности. В табеле указываются дни болезни, а не диспансеризации. Для прохождения осмотра в другое время требуется согласование новой даты. Больничный не продлевается автоматически, перенос также возможен по договорённости.
Рекомендация: фиксировать факт переноса документально – заявление, отметка в приказе или допсоглашение исключат споры при проверках. Коды в табеле должны соответствовать фактическому периоду: отпуск – «ОТ», больничный – «Б», день диспансеризации – код, установленный локальными актами.
Документальное подтверждение права на диспансеризацию
Для отражения дней диспансеризации в табеле учета времени требуется подтверждение права сотрудника на их предоставление. Работодатель вправе запросить документы, подтверждающие наличие оснований, предусмотренных Трудовым кодексом и нормативными актами о профилактических осмотрах.
Чаще всего используется справка из медицинской организации о праве на диспансеризацию. В ней указывается категория работника, возраст, необходимость прохождения обследования и период, на который выделяются дни. Документ должен содержать подпись уполномоченного лица и печать медицинского учреждения.
В ряде случаев принимается направление на профилактический осмотр, выданное поликлиникой по месту прикрепления. Допускается предоставление выписки из электронного медицинского сервиса, если она заверена квалифицированной электронной подписью.
Для сотрудников предпенсионного и пенсионного возраста, а также для работников, имеющих право на дополнительные дни по иным основаниям, рекомендуется заранее уточнять перечень необходимых документов. Наличие корректного подтверждения исключает споры при проверках и обеспечивает правильное отражение отсутствия в табеле без риска признания этих дней прогулом.
Исправление ошибок в уже утвержденном табеле
Если в утвержденном табеле обнаружены неверные отметки о днях диспансеризации, корректировка проводится только на основании подтверждающих документов. Для этого составляется служебная записка от руководителя подразделения с описанием выявленной неточности и указанием правильных данных.
Ответственный за табель учета времени оформляет исправленный вариант документа. Исправление должно содержать корректный код, отражающий день диспансеризации, дату внесения изменения и подписи уполномоченных лиц. В случае ведения электронного табеля изменения фиксируются в системе с сохранением истории корректировок.
При передаче исправленного табеля в бухгалтерию необходимо приложить копии подтверждающих документов: заявление сотрудника, направление на диспансеризацию или медицинскую справку, а также приказ о предоставлении дня для прохождения обследования. Это исключает риск спорных ситуаций при проверках.
Все корректировки должны быть завершены до закрытия отчетного периода. Несвоевременное исправление способно привести к ошибкам в начислении заработной платы и статистической отчетности. Контроль за полнотой и точностью данных возлагается на ответственного за учет рабочего времени.
Вопрос-ответ:
Как правильно указать день диспансеризации в табеле, если сотрудник отсутствовал весь рабочий день?
В таком случае в табеле отражается код, предусмотренный для диспансеризации. Чаще всего используется буквенное обозначение «ДВ» или иное, закрепленное локальным нормативным актом работодателя. Часы работы в этот день не проставляются, а в графе «Примечание» можно указать ссылку на заявление сотрудника и приказ о предоставлении дня для прохождения диспансеризации.
Можно ли оформить день диспансеризации, если сотрудник был на больничном?
Нет. Если в период временной нетрудоспособности сотрудник не выходит на работу, табель фиксирует больничный лист с соответствующим кодом. Дни диспансеризации предоставляются только в период работы, поэтому перенос таких дней согласовывается с работником после закрытия больничного.
Нужно ли прикладывать медицинские справки для подтверждения диспансеризации?
Да, документальное подтверждение требуется. Обычно это справка из медицинской организации о прохождении диспансеризации, в которой указана дата посещения. Работодатель использует эти данные для корректного оформления табеля и хранения подтверждающих документов вместе с приказом о предоставлении дней. Без справки день может быть учтен как обычный прогул или неоплачиваемый отпуск, если нет внутреннего подтверждения законности отсутствия.
Как исправить ошибку в табеле, если день диспансеризации был ошибочно учтен как выходной?
Необходимо оформить корректировочный табель. Обычно это делается через дополнительный лист, где указывают правильный код и дату изменения, а также ставят подписи ответственных лиц. Приказ о корректировке не обязателен, но многие организации его составляют для подтверждения внесенных изменений. В бухгалтерии пересчитывают начисления, если ошибка повлияла на оплату труда.
Загрузка...
